|
Заметки по организации рабочих встреч (или "О душевных обсуждениях")
В настоящее время популярны стали встречи-взаимоконсультации
экспертов и практиков по какой-либо конкретной проблеме той или иной
степени общности. Обычно такие мероприятия называются "рабочими
встречами". Успех их в очень большой степени зависит не только от
содержания, но и от формы.
Существует множество техник проведения таких встреч -- от
официальных совещаний через мозговые штурмы до различного типа
игр и методологических семинаров. Автор и возглавляемый им Институт
коммерческой инженерии имеют большой опыт в инициировании и проведении
"рабочих встреч". Нами разработана специальная оригинальная техника,
как представляется, особенно эффективная для межпрофессиональной и
"крутой" тусовки. Мы называем ее "техникой душевных обсуждений" и
в этой статье представляем вниманию читателей.
Основные принципы
Проводить рабочие встречи очень просто -- достаточно лишь
обеспечить:
- некоторую производственную компоненту (чтобы время от
времени "в ногу ходили"): обязательную тему, задаваемую и поддерживаемую ведущим, четкое расписание занятий, обеспеченность
лекторами-экспертами;
- некоторую клубность: обсуждать вопросы отношения заданной темы
и к личным судьбам участников, и к некоторой объемлющей тематике
(сценирование и прогнозирование в глобальной рамке, явное задание
вопросов на рефлексию);
- некоторую салонность: задать "лирическое пространство",
в котором можно непублично поделиться возникающими эмоциями,
попить кофе и побеседовать о Пастернаке;
- некоторую элитарность: участники должны получить возможность общения с людьми из смежных профессиональных пространств,
не входящими в их обычный круг общения, но воспринимаемыми как
"большие" или "интересные";
- некоторую выключенность из обыденности: должен обеспечиваться
достаточно высокий уровень комфорта, все технические вопросы должны
решаться автоматически.
Рабочие рекомендации организаторам
- Выбор города крайне важен -- там должно быть много транспорта (ежедневные авиарейсы со всех концов страны). Транспортная проблема ("ни приехать, ни уехать") портит нервы абсолютно
всем. В курортные города типа Сочи и центры типа Москвы едут
легче.
- Должно быть двойное-тройное резервирование с бронированием билетов. Не было еще ни разу, чтобы были забронированы
нужные рейсы, или чтобы бронь не передали в последний момент
кому-то еще. У организаторов это основная головная боль. Без
надежного с дублированием блата в авиакассах и на вокзале лучше
рабочих встреч не проводить.
- Должен быть дежурный транспорт. Все будут уезжать и
приезжать в течение всей встречи вразнобой и "свой" транспорт
сэкономит время и нервы.
- Рабочая встреча должна проводиться в 20-этажной гостинице со
множеством конференцзалов, ресторанов, баров и т.д. Все варианты "уютных
пансионатов" обязательно будут хуже -- там на 1 кв. метр обычно больше
природы, но меньше сервиса. Дополнять сервис приходится
организаторам.
- Нужно бронировать гостиницу как минимум на день раньше
дня заезда, и на день позже дня отъезда.
- Резервирование должно быть не менее 15% в течение всего
мероприятия. Лучше половина будет не съедена и не заспана, чем
не хватит одного-единственного места. Даже на третий день когда
число участников известно точно - надо иметь 15% резерв
всего.
- Качество пищи (и ее количество) значат очень много. Не
скупитесь. (Кстати, всякие пансионаты именно в этом больше всего
проигрывают гостиницам хорошего класса. Как и в ежедневной смене
полотенец, наличии парикмахерской, ночного ужина в номер и прочих
мелочах).
- Бассейн, сауна, варьете и прочие разнообразности обязательны.
Должна быть формальная "культурная программа". Хоть прогулка -- но по
плану.
- Начинайте с фуршета в день заезда вечером. Подчеркните,
что фуршет -- это начало официальной программы. "Засветите" тостами три
-- четыре ключевые фигуры, а также сделайте оргобъявления и представьте
главного координатора-организатора. Знакомьте незнакомых друг с другом --
пусть двое-трое весь вечер занимаются этим специально. Это должен быть
именно фуршет, а не застолье, когда все сидят. Пусть можно будет
ходить. Очень хороши танцы в конце. И не отказывайтесь от ансамбля.
- Неформально во время первого фуршета исследуйте ожидания
практиков, выясните, на какие темы они будут разговаривать.
- Соберитесь после фуршета и спланируйте первые два выступления.
- Повторите такой же фуршет в последний день вместо ужина. Тут
танцы уже просто обязательны.
- Организатор обязательно должен поприсутствовать хотя
бы на одной такой встрече. Обучение лучше всего "на примере": данных
рекомендаций абсолютно недостаточно.
- Необходимо разделить позиции организатора и ведущего.
Организатор пусть не надеется на участие в содержательной программе. А
у ведущего не должна болеть голова обо всех оргнеувязках -- это явно
снижает качество.
- К содержанию подготовиться невозможно -- оставьте все
попытки спланировать доклады и их последовательность. Возьмите
с собой людей, которые могут ответить на широкий круг вопросов
-- они сами сообразят когда и что говорить.
-
Приготовьте "программу", в которой будет указано четкое
расписание (типа Приложения 1). Ни в коем случае не давайте
содержательной программы, не давайте авансов - уклоняйтесь всячески от
всех вопросов.
- Начинайте в лекционном режиме. Неважно, сколько времени
говорит каждый лектор -- 1 час, два или 15 минут. Не сообразуйте лекции
с перерывами. Лекция -- ответы на вопросы, лекция ответы на вопросы и
т.д. Лекторов организаторы должны знать в качестве именно лекторов
лично. Никакие чужие рекомендации. Учтите, очень большие
эксперты часто очень плохие лекторы.
- Имейте ведущего, который представляет лекторов, модерирует
вопросы и ответы на них и сам содержательно принимает участие в
дискуссии.
- Вовсе необязательно знать выступления и их порядок заранее.
Пусть ведущий предупреждает о предстоящей программе по мере осознания
потребности в том или ином тематизме.
- Не выпускать практиков в первые полтора дня. Пусть они
"созреют" -- для них лекторами будет "наговорен" язык, на котором
практики будут давать ответные выступления.
- Объявить специально, что никаких резолюций, воззваний,
учредительных собраний и прочей официальщины на рабочей встрече
категорически не будет.
- Не вздумайте разносить что-либо на заседании -- только
на перерывах. Кофе-брейк делается не для питья кофе -- для того,
чтобы все встали, размялись и кулуарно поговорили.
- Имейте после обеда свободное время. Не подавайтесь на
провокацию особенно ретивых -- не вносите в расписание никаких
изменений -- вы наверняка разрушите чьи-либо планы. Никаких пленарных
заседаний в свободное время -- оно наверняка будет использовано для
частных обсуждений.
- Список участников с телефонами подготовят и обязательно
раздадут -- это надо объявить заранее, а затем сделать обязательно.
- Обычно требуют папок и письменных материалов -- никто
не знает зачем, и какие материалы. Можно дать все, что угодно,
в том числе не имеющее отношение к программе. А можно и не
дать -- это все равно.
- Обязательно использование двух микрофонов -- для лектора и для
ведущего. Микрофоны обязательны к использованию -- без них очень плохо,
как бы ни казалось слышно. Кроме всего прочего, микрофон является
символом и сильно упорядочивает обсуждение.
- Необходимо иметь ксерокс. Все остальное -- компьютер,
звукозаписывающая аппаратура, видеокамера -- не так важно.
- Нейм-теги очень пользительны. Не забывайте о них.
- Помните, что на рабочей встречи должны быть равнопредставлены
три компоненты -- производственная, клубная и салонная. Непрерывно
тестируйте себя на обеспечение участникам равнопредставленности этих
компонент -- не сваливайтесь ни в один из типов ни в сочетание по два.
Перемешивайте это все по времени в течение каждого дня встречи (а не
день салона -- затем лекционный день и т.д.).
- Делайте встречи небольшими -- 30--40 или 50--70 участников. Если
больше -- многое ломается просто из-за величины мероприятия
(проблемы будут "из ниоткуда").
- Заканчивайте все разъездом в воскресенье вечером.
Делайте так, и ваши рабочие встречи будут "душевными".
Приложение 1
Институт коммерческой инженерии Конгресса бирж
рабочая встреча по "........ ............."
Сочи, 25-28 мартобря 19лохматого года.
25 мартобря
8:00 - 19:00 Заезд и регистрация участников.
19:00 Фуршет
26 мартобря
8:00 Завтрак
9:00 - 11:00 Пленарное заседание
11:00 - 11:30 Coffee-break
11:30 - 13:30 Пленарное заседание
13:30 - 14:30 Обед
14:30 - 16:30 Бассейн
16:30 - 17:00 Coffee-break
17:00 - 19:00 Пленарное заседание
19:00 Ужин
27 мартобря
8:00 Завтрак
9:00 - 11:00 Пленарное заседание
11:00 - 11:30 Coffee-break
11:30 - 13:30 Пленарное заседание
13:30 - 14:30 Обед
14:30 - 16:30 Бассейн
16:30 - 17:00 Coffee-break
17:00 - 19:00 Пленарное заседание
19:00 Фуршет
28 мартобря
8:00 Завтрак
9:00 - 11:00 Общая дискуссия
11:00 - 11:30 Coffee-break
11:30 - 13:30 Общая дискуссия
13:30 - 14:30 Обед
разъезд участников
|
